Khi nói đến công nghệ văn phòng, hôm nay có nghĩa là một trong những thách thức lớn nhất là nhân viên chia sẻ tập tin trực tuyến đó. Với một plethora của các công cụ dựa trên đám mây lưu trữ có sẵn và sự phổ biến ngày càng tăng của chính sáchBYOD (mang lại của riêng thiết bị của bạn), nó đang trở nên ngày càng khó khăn cho các tổ chức để quản lý tập tin chia sẻ. Và nào được nêu ra không ngừng đẩy cho các phương tiện nghiên cứu khoa học-bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào-đây là một thách thức phải được trả lời.
Thực tế là, khi nói đến công nghệ văn phòng, nhân viên sẽ sử dụng các giải pháp mà là dễ nhất và thuận tiện nhất. Trong khi email là cách phổ biến nhất để giao tiếp cho công việc, các khó khăn xung quanh kích thước tập tin và lưu trữ tạo ra những hạn chế khi chia sẻ tập tin qua email. Ngoài ra, việc gửi thông tin nhạy cảm công ty qua email làm cho nó rất dễ bị bên ngoài các mối đe dọa như chúng tôi gần đây đã thảo luận trong blog của chúng tôi tại "Là doanh nghiệp công nghệ của bạn làm đủđể chống lại mối đe dọa bảo mật thư điện tử?"
Vì vậy, mà lá cloud-based dịch vụ chia sẻ tập tin. Đây là những hộp lưu trữ trực tuyến nơi người dùng có thể thả các tập tin của hầu như bất kỳ kích thước và cho người khác quyền truy nhập chúng. Dropbox và Google Drive nằm trong số các dịch vụ phổ biến nhất, với Dropbox một mình tuyên bố hơn 500 triệu người dùng duy nhất vào năm 2016.
Với dễ dàng, thuận tiện truy cập thông tin bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào, những lợi thế của việc chia sẻ tập tin dịch vụ được rõ ràng. Nhưng nếu nhân viên của bạn sử dụng tài khoản cá nhân và sử dụng dịch vụ miễn phí được thiết kế cho người tiêu dùng, như Dropbox, Google Drive, họ có thể đưa doanh nghiệp của bạn tại nguy cơ. Dịch vụ chia sẻ tập tin tiêu dùng không chỉ đơn giản là được thiết kế để làm việc với các văn phòng công nghệ và bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.
Chia sẻ tệp không kiểm soát được đặt của bạn tổ chức nguy cơ. Vấn đề bao gồm mất tài sản sở hữu trí tuệ (IP), rò rỉ dữ liệu nhạy cảm, mất khả năng hiển thị và thiếu sự kiểm soát nơi dữ liệu được lưu trữ. Đó cũng là nguy cơ của việc tuân thủ quy địnhvà quản lý nhà nước vi phạm.
Nhưng một trong những mối đe dọa lớn nhất là ransomware. Có hai loại: khóa màn hình ransomware ngăn cản bạn truy cập vào máy tính của bạn hoặc tập tin cho đến khi bạn phải trả một "đòi tiền chuộc, trong khi mã hóa ransomware thay đổi tập tincủa bạn để bạn không thể mở chúng và đòi tiền chuộc để giải mã phím. Nghiên cứu mới nhất của CSO cho thấy tội phạm mạng đang nắm giữ các dữ liệu cho chuộc tại một tỷ lệ đáng báo động, với số lượng các cuộc tấn công ransomware phát triểnbởi hơn 50% trong năm 2016 so với năm 2015.
Bởi vì đồ bảo hộ lao động thường được phân phối qua file đính kèm email hoặc trang webliên kết, người tiêu dùng và người dùng doanh nghiệp nhỏ là những nguy cơ, vì họthiếu sự bảo vệ của công nghệ văn phòng doanh nghiệp cấp. Điều đó nói rằng, vớiBYOD trở nên ngày càng phổ biến, các nhân viên trong tổ chức lớn hơn bây giờ lúcnguy cơ quá.
Làm thế nào để kiểm soát tài liệu chia sẻ
Bảo mật tài liệu nên là mặt trước của tâm trí cho tất cả các loại và kích cỡ của tổ chức. Nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên của bạn khả năng hợp tác và làm việc hiệu quả, bạn cần phải cung cấp cho họ một cách để chia sẻ tập tin dễ dàng sử dụng như lớp người tiêu dùng các dịch vụ, nhưng với tất cả các quy định bảo mật của văn phòng công nghệ.
Dưới đây là năm bước cần thiết để giữ cho thông tin doanh nghiệp được bảo vệ:
Sử dụng một hệ thống chia sẻ tập tin doanh nghiệp-lớp
Người tiêu dùng cấp dịch vụ có thể đặt tổ chức của bạn lúc nguy cơ rò rỉ dữ liệu và các đe dọa bảo mật khác, trong khi cũng làm cho việc tuân thủ khó khăn. Nó là bắt buộc để sử dụng một dịch vụ kinh doanh-lớp cung cấp khả năng hiển thị thích hợpvà kiểm soát an ninh. Tìm giải pháp quyền chia sẻ tập tin được thiết kế đặc biệt choviệc sử dụng kinh doanh, chẳng hạn như Citrix ShareFile kinh doanh và Microsoft OneDrive cho doanh nghiệp.
Liên tục sao lưu dữ liệu
Hướng dẫn sử dụng hoặc thậm chí hàng ngày sao lưu các tập tin có thể không có đủ; đảm bảo rằng tổ chức của bạn có một cách để tiếp tục sao lưu tập tin. Sao chép tập tin vào các đám mây là một cách chắc chắn để bảo vệ dữ liệu với người dùng thiết bị mất mát, trộm cắp hay thất bại. Chia sẻ tập tin hệ thống như Dropbox kinh doanh cung cấp các tập tin phục hồi lên đến 120 ngày (đối với bậc cao nhất). Kiểm tranhững loại sao lưu được cung cấp bởi công nghệ văn phòng của bạn.
Lắng nghe nhân viên
Có là không có điểm đầu tư vào công nghệ văn phòng nhân viên sẽ không sử dụng-Tuy nhiên an toàn nó có thể. Thu hút nhân viên của bạn và cung cấp một giải pháp mà họ sẽ hỗ trợ và tuân theo. Ví dụ, nếu họ đã sử dụng Dropbox, đầu tư vàodoanh nghiệp Dropbox. Nếu họ sử dụng Google, cung cấp G mật bởi GoogleCloud. Dễ sử dụng là bắt buộc; Hãy xem xét làm thế nào để làm cho nó liền mạch cho người dùng để truy cập vào tài khoản của họ một cách an toàn từ thiết bị di động của họ.
Sử dụng hai nhân tố xác thực
Bọn tội phạm mạng nhắm mục tiêu các mật khẩu lần đầu tiên. Vì vậy, để bảo mật tối đa, đảm bảo giải pháp được lựa chọn của bạn có một xác thực 2 yếu tố (2FA), nơi các mật khẩu được bổ sung bằng một mã số thời gian được tạo ra bởi một thiết bịkhác nhau. Dịch vụ chia sẻ tập tin thương hiệu lớn nhất cung cấp này, với một số xác thực đơn đăng nhập (SSO) cũng cung cấp.
Đào tạo và giáo dục cho người dùng
Đảm bảo nhân viên hiểu nhạy cảm thông tin kinh doanh và các rủi ro liên quan đếnchia sẻ tập tin. Nó là bắt buộc họ biết những cách an toàn
Làm thế nào để kiểm soát tài liệu chia sẻ
Bảo mật tài liệu nên là mặt trước của tâm trí cho tất cả các loại và kích cỡ của tổ chức. Nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên của bạn khả năng hợp tác và làm việc hiệu quả, bạn cần phải cung cấp cho họ một cách để chia sẻ tập tin dễ dàng sử dụngnhư lớp người tiêu dùng các dịch vụ, nhưng với tất cả các quy định bảo mật của văn phòng công nghệ.
Dưới đây là năm bước cần thiết để giữ cho thông tin doanh nghiệp được bảo vệ:
Sử dụng một hệ thống chia sẻ tập tin doanh nghiệp-lớp
Người tiêu dùng cấp dịch vụ có thể đặt tổ chức của bạn lúc nguy cơ rò rỉ dữ liệu và các đe dọa bảo mật khác, trong khi cũng làm cho việc tuân thủ khó khăn. Nó là bắt buộc để sử dụng một dịch vụ kinh doanh-lớp cung cấp khả năng hiển thị thích hợpvà kiểm soát an ninh. Tìm giải pháp quyền chia sẻ tập tin được thiết kế đặc biệt choviệc sử dụng kinh doanh, chẳng hạn như Citrix ShareFile kinh doanh và Microsoft OneDrive cho doanh nghiệp.
Liên tục sao lưu dữ liệu
Hướng dẫn sử dụng hoặc thậm chí hàng ngày sao lưu các tập tin có thể không có đủ; đảm bảo rằng tổ chức của bạn có một cách để tiếp tục sao lưu tập tin. Sao chép tập tin vào các đám mây là một cách chắc chắn để bảo vệ dữ liệu với người dùng thiết bị mất mát, trộm cắp hay thất bại. Chia sẻ tập tin hệ thống như Dropbox kinh doanh cung cấp các tập tin phục hồi lên đến 120 ngày (đối với bậc cao nhất). Kiểm tra những loại sao lưu được cung cấp bởi công nghệ văn phòng của bạn.
Lắng nghe nhân viên
Có là không có điểm đầu tư vào công nghệ văn phòng nhân viên sẽ không sử dụng-Tuy nhiên an toàn nó có thể. Thu hút nhân viên của bạn và cung cấp một giải pháp mà họ sẽ hỗ trợ và tuân theo. Ví dụ, nếu họ đã sử dụng Dropbox, đầu tư vàodoanh nghiệp Dropbox. Nếu họ sử dụng Google, cung cấp G mật bởi GoogleCloud. Dễ sử dụng là bắt buộc; Hãy xem xét làm thế nào để làm cho nó liền mạch cho người dùng để truy cập vào tài khoản của họ một cách an toàn từ thiết bị di động của họ.
Sử dụng hai nhân tố xác thực
Bọn tội phạm mạng nhắm mục tiêu các mật khẩu lần đầu tiên. Vì vậy, để bảo mật tối đa, đảm bảo giải pháp được lựa chọn của bạn có một xác thực 2 yếu tố (2FA), nơi các mật khẩu được bổ sung bằng một mã số thời gian được tạo ra bởi một thiết bị bảo hộ khác nhau. Dịch vụ chia sẻ tập tin thương hiệu lớn nhất cung cấp này, với một số xác thực đơn đăng nhập (SSO) cũng cung cấp.
Đào tạo và giáo dục cho người dùng
Đảm bảo nhân viên hiểu nhạy cảm thông tin kinh doanh và các rủi ro liên quan đếnchia sẻ tập tin. Nó là bắt buộc họ biết những cách an toàn của tập tin đã được chấp thuận bởi các doanh nghiệp chia sẻ. Hãy nhớ rằng, các dễ dàng hơn, họ tìm thấy quá trình này, nhiều khả năng họ đang sử dụng nó một cách chính xác.
Nhân viên sẽ chia sẻ tập tin doanh nghiệp-điều này không thể tránh khỏi.
Vì vậy nếu bạn đang đi để bảo vệ kinh doanh từ mối đe dọa, chẳng hạn như ransomware, cung cấp cho an toàn và thuận tiện tập tin chia sẻ các giải pháp là chìa khóa. Nếu không có công nghệ phù hợp văn phòng, nhân viên sẽ tiếp tục sử dụng một loạt các mức độ người tiêu dùng các công cụ chia sẻ tập tin và đặt các doanh nghiệp có nguy cơ. Lương thực, các chuyên gia giải pháp công nghệ cung cấp một loạt các giải pháp bảo mật tài liệu để giữ cho doanh nghiệp của bạn được bảo vệ.
